売上集計・問い合わせ返信・日報のまとめ・注文メールの入力・会議メモの議事録・見積もりの下書きという6つの実務について、サンプルの会社「みどり商会」などのデータを使った「前」と「後」を並べました。
掲載の数字はサンプルデータをそのまま集計した実数で、導入実績や削減効果を示すものではありません。
どの見本も、できた下書きや一覧をそのまま使うのではなく、人が内容を確かめてから使う設計です。
一覧の並べ替え・集計、先月分との突き合わせ、文章の下書きまで含めると、慣れている方でも1回あたり30分〜1時間ほどかかることが多い作業です。
手作業だと：取引先ごとに集計し直し、報告文を一から書く／見本では：数字から3行の報告文を下書き
※ サンプルの「9月売上」シートより抜粋。
9月の売上は457万円で、8月より35万円（約8%）増えました。 いちばん伸びたのはB商店（+35万円）、減ったのはD工務店（−20万円）です。 D工務店は今月の注文が1件のみのため、来月のご予定を早めに伺っておくと安心です。
※ 集計シートのSUMIF数式と、決まった文の型に数字を当てはめて作成。
サンプルの数字です。
1通あたり5〜10分ほど、クレームなど内容の確認が要るものはさらに時間がかかることが多い作業です（あくまで一般的な目安としての想定であり、実測値ではありません）。
手作業だと：17件を1件ずつ読んで返信文を考える／見本では：12件を下書き、5件は担当者が確認
件名：消耗品のお見積もりについて みどり商会 ご担当者様 お世話になっております。サンプル物産の小林です。 来月分の消耗品（コピー用紙・清掃用品一式）について、まとまった数量でお見積りをいただきたくご連絡しました。数量は追ってご案内します。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
※ サンプルの「問い合わせ一覧」No.1より。
サンプル物産株式会社
小林 亮 様
お世話になっております。
みどり商会でございます。
お見積りのご依頼、ありがとうございます。
通常2営業日以内に担当よりご連絡しております。
数量・仕様が分かり次第、担当より改めてご連絡いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
※ サンプルの下書き例。
送信は行わず、内容の確認・送信は御社の担当者が行う前提です。
件名：納品物の破損について
みどり商会 ご担当者様
みらい薬局チェーンの鈴木です。
本日届いた備品の一部（棚ユニット2点）の梱包が破損しており、中身にも傷がついていました。
至急ご対応をお願いいたします。
→ 要確認の理由：破損・不良など事実確認とお詫びの言葉選びが必要なため、下書きは作らず担当者が確認します。
1人あたり2〜3分としても、社員6人分で1日10〜15分ほど。さらに週末には、その週の日報を読み返して要点をまとめ直すのに30分〜1時間ほどかかることが多い作業です（あくまで一般的な目安としての想定であり、実測値ではありません）。
手作業だと：30件の日報を1件ずつ読んで要点をまとめる／見本では：同じ話題を束ねた「社長が見るべき3点」
佐藤：9/22(月) 困っていること：在庫管理システムが重くて商品コードの検索に時間がかかる。 高橋：9/22(月) 困っていること：倉庫の人手が足りず出荷が予定より遅れた。
※ サンプルの「日報一覧」より抜粋。
1. 【個別に要対応】伊藤より「得意先から『納期の連絡が遅い』とお叱りを受けた。」（9/25(木)） 2. ★在庫管理システムの不調：4件・3人（佐藤・田中・高橋）にまたがって発生しています。 3. ★倉庫の人手不足：4件・3人（伊藤・渡辺・高橋）にまたがって発生しています。
※ 決まったキーワードと規則で、同じ話題の困りごとを束ねて作成。
サンプルの集計です。
※ この仕組みは日報の内容を整理して確認を助けるためのものであり、社員の人事評価に使うための仕組みではありません。評価目的での利用は想定していません。
届いた注文メールを1通ずつ読み、品名・数量・納期を拾って一覧や受注システムへ打ち込む作業です。
手作業だと：12通を1通ずつ開いて品名・数量を書き写す／見本では：入力候補6件と要確認6件に分けた下書き
コピー用紙 A4を20箱、9月5日納品でお願いします。 封筒（長3）を10束、9月8日着で発注します。 ホワイトボードマーカー黒を12本、9月10日納品でお願いします。
※ サンプルの注文メール12通のうち3通。
※ 決まった文の型で品名・数量・納期を拾って作成。
入力候補であり、自動登録や正確性を保証するものではありません。
「ボールペン青を50本、来週火曜までにお願いいたします。」 → 要確認の理由：納期を確定できない
「先ほどの注文を取り消してください。」 → 要確認の理由：変更・取消は担当者が確認
「テープのりを9月20日着でお願いします。」 → 要確認の理由：数量を読み取れない
会議中に箇条書き・走り書きで取ったメモから、決定事項と宿題（誰が・何を・いつまでに）を人が拾い出す作業です。
手作業だと：11件のメモから決定事項と宿題を拾い出す／見本では：下書き6件と要確認5件に仕分け
新商品Aの価格は1,200円に決定。
見積書のひな形、松本さんが9/10までに作成。
※ サンプルの「会議メモ一覧」より抜粋。
決定：新商品Aの価格は1,200円に決定。（担当：―／期限：―）
宿題：見積書のひな形、松本さんが9/10までに作成。（担当：松本／期限：9/10までに）
※ 決定事項は種別「決定」、宿題は担当と期限をあわせて抽出。
サンプルの下書きです。
「在庫システムの更新は来月中に対応。担当は追って連絡。」
→ 要確認の理由：担当者の記載なし
「来期の目標は検討中のため保留。」
→ 要確認の理由：内容があいまい（検討・保留・未定などのため）
「藤田さんが顧客リストを整理。期限は次回相談。」
→ 要確認の理由：期限の記載なし
メールで届いた見積もり依頼を1通ずつ読み、品目と数量を単価表と突き合わせて金額を出す作業です。
手作業だと：11通を単価表と照合して金額を計算する／見本では：見積もり下書き7件と要確認4件
教室の壁紙張替えを60㎡でお願いします。 待合室のクッションフロア張替えを18㎡でお見積りください。 診察室の巾木交換を24mでお見積りお願いします。
※ サンプルの内装工事会社「ひだまり内装」に届いた見積もり依頼メール11通のうち3通。
※ 決まった文の型で品名・数量を拾い、単価表の単価で計算して作成（金額は税別）。
見積もりの下書きであり、自動送付や金額の正確性を保証するものではありません。
この見本では、仕組みが作った下書きを担当者が確認し、誰がいつ承認したかを記録してから送ります（未承認のものは送りません）。
| 依頼番号 | 確認者（架空） | 確認日時 | 判定 | メモ |
|---|---|---|---|---|
| quote-001 | 担当A | 2026-09-01 15:40 | 確かめた | そのまま見積書へ転記してよい |
| quote-003 | 担当A | 2026-09-02 10:12 | 直した | 依頼主から届いた図面に合わせて下書きの35㎡を、見積書では33㎡に直して転記 |
| quote-007 | — | — | — | 担当者の確認待ち（未承認のため見積書は出せない） |
※ 見積もり下書き7件のうち3件を抜粋（見本の「承認の記録」シートより。quote-007はまだ誰も確認しておらず、見積書にしていません）。
「教室のブラインドを新しくしたいのですが、まずは現地を見ていただいてから相談したいです。」
→ 要確認の理由：現地調査が必要
「客室の壁の色を変えたいのですが、詳しい仕様は追ってご連絡します。」
→ 要確認の理由：品目を単価表で特定できない
「作業スペースのふすま張替えをお願いしたいのですが、枚数はまだ数えられていません。」
→ 要確認の理由：数量を読み取れない
御社のどの作業に当てはまりそうか、どこまでAIに任せられそうかは、実際のデータやご事情によって変わります。
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表示のデータはサンプルです。会社名・取引先名・人名・数字はすべて架空で、実在の会社・取引とは関係ありません。
このページの仕組みは、決まったキーワードや文の型、Excelの数式（SUMIFなど）を組み合わせたもので、AI（LLM）は使っていません。実際の導入でAIに置き換える場合は、該当箇所をAI呼び出しに差し替える形になります。