日報を読んで要点をまとめる作業に、気づけば毎週まとまった時間を使っていないでしょうか。
1人あたりの日報を読むのは数分でも、社員の人数分、さらに毎日分が積み重なると、週末には「今週の日報をまとめ直す」だけで30分〜1時間ほどかかることがあります（これは一般的な目安であり、実測値ではありません）。
このページでは、日報まとめの手作業がなぜ時間を取るのかを整理したうえで、同じ作業を仕組みで処理した場合に何がどう変わるのかを、当社が公開しているサンプルデータでそのままお見せします。あわせて、Excelだけでできる簡易版の作り方も紹介します。
日報まとめに時間がかかる理由は、作業が1段階ではなく3段階あるからです。
1件ごとの時間は短くても、3段階目の「見返して拾い出す」作業は、記憶とメモだけに頼るため時間がかかりやすい部分です。特に、複数の社員が同じ問題（在庫管理の不具合、人手不足など）を別々の日に書いていると、1件ずつ読んでいるだけでは「これは何件も出ている話だ」と気づきにくくなります。
たとえば、社員6人が5日間（9/22〜9/26）に提出した日報が30件あるとします。手作業では、この30件を1件ずつ開いて読み、内容をメモしていく流れになります。
佐藤さん：「在庫管理システムが重くて商品コードの検索に時間がかかる」 高橋さん：「倉庫の人手が足りず出荷が予定より遅れた」
このように、個別の内容は読めば分かりますが、「この問題は何人・何件にまたがって出ているか」をその場で把握するのは、読みながらでは難しい作業です。
当社の見本ページでは、この同じ30件の日報（サンプルデータ）を仕組みで処理し、「社長が見るべき3点」として自動でまとめた結果を公開しています。実際の出力は次のとおりです。
1. 【個別に要対応】伊藤より「得意先から『納期の連絡が遅い』とお叱りを受けた。」（9/25(木)） 2. ★在庫管理システムの不調：4件・3人（佐藤・田中・高橋）にまたがって発生しています。 3. ★倉庫の人手不足：4件・3人（伊藤・渡辺・高橋）にまたがって発生しています。
※ 決まったキーワードと規則で、同じ話題の困りごとを束ねて作成。サンプルの集計です。
30件を1件ずつ読まなくても、「個別に急ぎで対応すべき話」と「複数人から出ている共通の問題」が、最初から分けて並んでいる状態です。これは実際のデータではなく、表示用のサンプルデータによるものです。会社名・人名・数字はすべてサンプルで、実在の会社・取引とは関係ありません。
なお、この仕組みは日報の内容を整理して確認を助けるためのものであり、社員の人事評価に使うための仕組みではありません。評価目的での利用は想定していません。
本格的な仕組みでなくても、Excelだけである程度は近いことができます。
この方法は、単語を数えているだけなので、人事評価のような繊細な判断には使わず、あくまで「どの話題が多く出ているか」を大づかみに把握する用途にとどめるのが安全です。
試すページでは、入れたデータは外部に送信されません。
Q.人事評価に使われるのですか？
A.いいえ。この見本の仕組みは日報の内容整理を助けるためのもので、人事評価には使っていません。
Q.AIを使っているのですか？
A.このページの見本は、決まったキーワードや文の型、Excelの数式（SUMIFなど）を組み合わせたもので、AI（LLM）は使っていません。実際に導入する際にAI呼び出しへ置き換えることを想定した仕組みです。
Q.自社の日報の形式でも使えますか？
A.日報の書式は会社ごとに違うため、まずは実際の日報を見せていただいたうえで、どこまで仕組み化できるかをご相談のなかで確認します。
日報まとめにかかる時間は、1件あたりは短くても、積み重なると週に30分〜1時間ほどになることがあります（一般的な目安で、実測値ではありません）。手作業で1件ずつ読むだけでは気づきにくい「複数人にまたがる共通の話題」も、見本では最初から分けて並べています。
当社は、こうした社内の手作業を仕組みに置き換えるお手伝いをしています。まずは公開している見本で、実際の入力と出力をご確認ください。そのうえで、自社の日報でどこまで同じことができそうか、無理のない範囲でご相談いただけます。
まずは相談するご相談とAI導入レポートは無料です。