毎月の売上を取引先ごとに集計し、先月と比べて、社長向けの報告文を一から書く作業です。
見本では、エクセルの数式（SUMIF）と決まった文の型を組み合わせて、集計から報告文の下書きまでを自動で作っています。
このページでは、月次の売上集計になぜ時間がかかるのかを整理したうえで、同じ作業をエクセルの数式と決まった文の型で自動化した場合に何がどう変わるのかを、当社が公開しているサンプルデータでそのままお見せします。
月次の売上集計に時間がかかる理由は、作業が1段階ではなく3段階あるからです。
1つずつの作業は短くても、3段階をまとめて行うと、慣れている方でも1回あたり30分〜1時間ほどかかることが多い作業です。月末のたびに、この時間が取られます。
取引先ごとの「今月・先月・差・増減率」は、エクセルのSUMIF関数で自動計算できます。元データ（売上の一覧）を今月分に入れ替えれば、集計シートの数字もそのまま計算し直されます。新しい取引先が増えたときは、集計シートに1行足すだけです。
9/2 A商事・消耗品 380,000円 9/4 B商店・備品 520,000円 9/6 C食品・消耗品 260,000円 9/9 D工務店・資材 300,000円 9/11 B商店・消耗品 480,000円
※ サンプルの「9月売上」シートより抜粋。
この元データを、集計シートのSUMIF数式が取引先ごとに自動で足し上げます。次の章で、この集計結果から3行の報告文ができるまでをご覧いただけます。
集計した数字を、決まった文の型に当てはめると、社長向けの報告文の下書きが出てきます。AIは使わず、型に数字を当てはめるだけの仕組みです。卸売会社「みどり商会」というサンプルの例です（数字はすべてサンプルです）。
9月の売上は457万円で、8月より35万円（約8%）増えました。 いちばん伸びたのはB商店（+35万円）、減ったのはD工務店（−20万円）です。 D工務店は今月の注文が1件のみのため、来月のご予定を早めに伺っておくと安心です。
※ 集計シートのSUMIF数式と、決まった文の型に数字を当てはめて作成。サンプルの数字です。
1行目が今月と先月の合計の比較、2行目がいちばん伸びた・減った取引先、3行目が様子見が必要な取引先への一言です。
減る作業
人が確かめる所
できあがった報告文をそのまま送るのではなく、人が確かめてから出す設計です。これは実際のデータではなく、表示用のサンプルデータによるものです。会社名・取引先名・数字はすべてサンプルで、実在の会社・取引とは関係ありません。
サンプルのデータを使った見本ページで、この仕組みが実際にどう動くかを確かめられます。元データの一部、取引先ごとの集計、3行の報告文までの流れをそのままご覧いただけます。
試すページでは、入れたデータは外部に送信されません。
Q.自社の売上データの形式が違っても対応できますか？
A.日付・取引先・品目・金額の列があれば、多くの場合は合わせられます。取引先名の表記が月によってブレていないかだけ、事前にご確認ください。
Q.AIを使っているのですか？
A.この見本はAIを使わず、エクセルの数式と、決まった文の型に数字を当てはめる小さなプログラムで動きます。AIを使うかどうかは、御社の運用に応じてご相談のうえ決めます。
Q.報告文はそのまま送ってよいですか？
A.送る前に人が内容を確かめることをおすすめしています。集計の数字に不自然な変化がないか、言い回しが社内の慣習に合っているかは、人の目で見る工程として残します。
月次の売上集計にかかる時間は、1件あたりは短くても、取引先が多いほど積み重なります。見本では、取引先ごとの集計から3行の報告文の下書きまでを、エクセルの数式と決まった文の型だけで自動化しています。
まずは当社が公開している見本で、実際の集計と報告文をご確認ください。そのうえで、御社の売上データでどこまで同じことができそうか、無理のない範囲でご相談いただけます。
まずは相談するご相談フォームへ移動します。表示している数字はすべて見本データです。