議事録づくりは、会議中に箇条書き・走り書きで取ったメモから、決定事項と宿題（誰が・何を・いつまでに）を人が拾い出す作業です。メモを読み返して「これは決定事項か、まだ検討中か」を判断し、宿題なら担当者と期限を拾って一覧に書き写す――この繰り返しに、会議のたびに時間を使っていないでしょうか。
このページでは、会議メモから議事録を作る手作業がなぜ時間を取るのかを整理したうえで、同じ作業を仕組みで処理した場合に何がどう変わるのかを、当社が公開しているサンプルデータでそのままお見せします。あわせて、Excelだけでできる簡易版の作り方も紹介します。
議事録作成に時間がかかる理由は、作業が1段階ではなく3段階あるからです。
1件ごとの時間は短くても、3段階目の「あいまいなものを判断する」作業は、人がその場で線引きを決めるしかないため時間がかかりやすい部分です。特に、担当者や期限がメモに書かれていない宿題が混ざっていると、1件ずつ読んでいるだけでは「これは議事録に載せてよいか」が判断しにくくなります。
たとえば、定例会議と臨時会議の2回で、合わせて11件のメモが残ったとします。手作業では、この11件を1件ずつ読み返し、決定事項か宿題かを判断してから、担当者と期限を拾い出す流れになります。
・新商品Aの価格は1,200円に決定。 ・見積書のひな形、松本さんが9/10までに作成。 ・来期の目標は検討中のため保留。 ・藤田さんが顧客リストを整理。期限は次回相談。
※ サンプルの「会議メモ一覧」より抜粋。
このように、個別の内容は読めば分かりますが、「このメモはそのまま議事録に載せてよいか、それとも担当者に確認すべきか」をメモを読み返すたびに考えるのは、件数が多いほど負担になります。
当社の見本ページでは、この同じ11件の会議メモ（サンプルデータ）を仕組みで処理し、「決定事項」と「宿題（担当・期限）」を仕分けた結果を公開しています。実際の出力の一部は次のとおりです。
決定：新商品Aの価格は1,200円に決定。（担当：―／期限：―） 宿題：見積書のひな形、松本さんが9/10までに作成。（担当：松本／期限：9/10までに） 要確認：来期の目標は検討中のため保留。（理由：内容があいまい） 要確認：藤田さんが顧客リストを整理。期限は次回相談。（理由：期限の記載なし）
※ 会議メモ11件を、決まったキーワードと文の型で仕分けた結果の一部。サンプルの下書きです。
決定事項が明確なもの、または宿題の担当と期限がそろっているものは、議事録の下書きまで自動でできています。たとえば「新商品Aの価格は1,200円に決定。」は決定（担当：―／期限：―）として、「見積書のひな形、松本さんが9/10までに作成。」は宿題（担当：松本／期限：9/10までに）として、そのまま議事録の下書きに並びます。
一方、内容があいまいなもの（検討中・保留・未定・持ち越しなど）と、担当者か期限がメモに書かれていないもの、合わせて5件は、下書きを作らず「要確認」に回る仕組みです。たとえば「在庫システムの更新は来月中に対応。担当は追って連絡。」は担当者の記載なし、「来期の目標は検討中のため保留。」は内容があいまい（検討・保留・未定などのため）、「藤田さんが顧客リストを整理。期限は次回相談。」は期限の記載なしという理由で、そのまま議事録に載せず担当者に確認する扱いになっています。
これは実際のデータではなく、表示用のサンプルデータによるものです。会社名・人名・数字はすべてサンプルで、実在の会社・取引とは関係ありません。
なお、できた下書きをそのまま配布することはありません。議事録として配布する前の言い回しの確認は、御社の担当者が行う前提の仕組みです。出力はあくまで議事録の下書きであり、自動での議事録確定や正確性を保証するものではありません。
本格的な仕組みでなくても、Excelだけである程度は近いことができます。
この方法は、決まった言葉を探しているだけなので、複雑な設定は要りません。ただし、「決定」として扱ってよい発言と、まだ検討中の発言の線引きは会社によって違うため、事前に決めておく必要があります。
試すページでは、入れたメモは外部に送信されません。
Q.議事録はそのまま配布されるのですか？
A.いいえ。作られるのはあくまで下書きで、議事録として配布する前の言い回しの確認は御社の担当者が行います。
Q.AIを使っているのですか？
A.このページの見本は、決まったキーワードと文の型（規則）でメモを仕分けるもので、AI（LLM）は使っていません。実際の導入でAIに置き換える場合は、該当箇所をAI呼び出しに差し替える形になります。
Q.自社の会議メモでも使えますか？
A.会議メモの残し方（手書き・チャット・議事アプリ）や、「決定」として扱ってよい発言の線引きは会社ごとに違うため、まずは実際の会議メモを見せていただいたうえで、どこまで仕組み化できるかをご相談のなかで確認します。
議事録作成にかかる時間は、1件あたりは短くても、件数が多い会議や、あいまいな発言が混ざる会議ほど積み重なります。見本では、11件のうち6件は議事録の下書きまで自動でできており、内容があいまいなものや担当・期限が書かれていないもの5件だけを担当者が確認する形になっています。
まずは当社が公開している見本で、実際の入力と出力をご確認ください。そのうえで、自社の会議メモでどこまで同じことができそうか、無理のない範囲でご相談いただけます。
まずは相談するご相談とAI導入レポートは無料です。