届いた注文メールを1通ずつ開き、品名・数量・納期を読み取って受注システムやExcelに書き写す作業です。
件数が多い日や、変更・取消の連絡が混ざっていると、書き写すだけでなく数量や納期の間違いも心配になります。
このページでは、注文メールの受注入力でミスや手間が生まれやすい理由を整理したうえで、同じ作業を仕組みで処理した場合に何がどう変わるのかを、当社が公開しているサンプルデータでそのままお見せします。
注文メールの受注入力で、次のような作業に心当たりはありませんか。
この仕組みがやるのは、受注の自動登録ではありません。メール本文から品名・数量・納期を拾い、入力候補と要確認に仕分けて下書きを作るところまでです。
候補に挙がった行も、人が確かめてから登録する前提です。自動で登録まで済ませる仕組みではありません。
当社の見本ページでは、サンプルの注文メール12通を仕組みで処理し、「入力候補」と「要確認」に仕分けた結果を公開しています。実際の件数は次のとおりです。
「コピー用紙 A4を20箱、9月5日納品でお願いします。」 「封筒（長3）を10束、9月8日着で発注します。」 「ホワイトボードマーカー黒を12本、9月10日納品でお願いします。」
※ サンプルの注文メール12通のうち3通。
12通 注文メールの合計 6件 入力候補 6件 要確認
※ サンプルデータの集計です。決まった文の型で品名・数量・納期を拾って作成しています。
品名・数量・納期がそろって読み取れたものは、次のように入力候補として並びます。
※ サンプルデータの実数です。導入実績や削減効果を示すものではありません。
なお、入力候補をそのまま受注システムへ登録することはありません。元のメールと照合してから登録するのは御社の担当者です。要確認に振り分けられた注文は下書きを作らず、担当者が元のメールを確認します。出力はあくまで入力候補であり、自動で登録するものでも、内容の正しさを約束するものでもありません。
試すページでは、入れた文章は外部に送信されません。
残りの6件は、次の理由で「要確認」に振り分けられ、担当者の確認を待ちます。
要確認に回った内容は、下書きを作らず、担当者がメールの原文を見て判断します。ここを無理に自動化しないのが、この仕組みの考え方です。
実際に自社へ当てはめる前に、次の4点を決めておくと話が早く進みます。
Q.自社の注文メールの書き方が独特でも使えますか？
A.品名・数量・納期の書き方の傾向を伺ったうえで、読み取りの規則を自社の書式に合わせて設計します。書き方の揺れが大きいほど、要確認に回る割合は増えます。
Q.間違って登録される心配はありませんか？
A.入力候補も自動では登録せず、人が元のメールと照合してから登録する前提です。要確認に振り分けられた注文は、下書きを作らず担当者が確認します。
Q.どんな会社に向いていますか？
A.毎日一定数の注文メールが届き、品名・数量・納期の書き写しに時間を取られている会社に向いています。注文の形式がメールごとに大きく異なる場合は、まず現状のメールを見せていただいたうえで、どこまで対応できるかをご相談します。
注文メールの受注入力は、全部を自動化するか、全部を手作業で続けるかの二択ではありません。品名・数量・納期がそろった分だけ下書きにして、あいまいな分は人が確認する——この仕分けだけでも、書き写す件数を減らし、ミスの起きやすい注文に人の目を向けやすくなります。
まずは当社が公開している見本で、実際の入力と出力をご確認ください。そのうえで、自社の注文メールでどこまで同じことができそうか、無理のない範囲でご相談いただけます。
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