メールで届いた見積もり依頼を1通ずつ読み、品目と数量を単価表と突き合わせて金額を出す作業です。
件数が多い日や、現地調査・内容変更の依頼が混ざっていると、1件ずつ読んで単価表と照らし合わせるだけで時間を取られます。
このページでは、見積もり依頼メールへの対応がなぜ時間を取るのかを整理したうえで、同じ作業を仕組みで処理した場合に何がどう変わるのかを、当社が公開しているサンプルデータでそのままお見せします。あわせて、Excelだけでできる簡易版の作り方も紹介します。
見積書の下書きに時間がかかる理由は、作業が1段階ではなく3段階あるからです。
1件ごとの時間は短くても、2段階目の「単価表と照合して確かめる」作業は、単価表にない品目や、数量があいまいなメールが混ざると時間がかかりやすい部分です。特に、現地調査が必要な依頼や内容変更の依頼が混ざっていると、1件ずつ読んでいるだけでは「このまま金額を出してよいか」の判断に迷います。
たとえば、11通の見積もり依頼メールが届いたとします（見本では9月1日〜8日に届いた想定です）。手作業では、この11通を1件ずつ開いて読み、品目と数量を単価表と照合してから金額を計算する流れになります。
「教室の壁紙張替えを60㎡でお願いします。」 「教室のブラインドを新しくしたいのですが、まずは現地を見ていただいてから相談したいです。」
※ サンプルの見積もり依頼メール11通のうち2通。
このように、個別の内容は読めば分かりますが、「このまま金額を出してよいか、それとも担当者が確認すべきか」をメールを開くたびに考えるのは、件数が多いほど負担になります。
当社の見本ページでは、この同じ11通の見積もり依頼メール（サンプルデータ）を仕組みで処理し、単価表と突き合わせて「見積もり下書き」と「要確認」に仕分けた結果を公開しています。実際の件数は次のとおりです。
11通 見積もり依頼メールの合計 7件 見積もり下書き 4件 要確認
※ サンプルデータの集計です。決まったキーワードと文の型で品目・数量を拾い、単価表の単価で計算しています（金額は税別）。
単価表にある品目と数量が読み取れたものは、金額を自動計算した見積もり下書きまでできています。たとえば「教室の壁紙張替えを60㎡でお願いします。」は壁紙張替え60㎡・90,000円（税別）として、「診察室の巾木交換を24mでお見積りお願いします。」は巾木交換24m・21,600円（税別）として、下書きに並びます。
一方、現地調査が必要なもの、内容の変更依頼、単価表にない品目、数量が読み取れないもの4件は、金額を出さず「要確認」に回る仕組みです。たとえば「教室のブラインドを新しくしたいのですが、まずは現地を見ていただいてから相談したいです。」は現地調査が必要、「客室の壁の色を変えたいのですが、詳しい仕様は追ってご連絡します。」は品目を単価表で特定できない、「作業スペースのふすま張替えをお願いしたいのですが、枚数はまだ数えられていません。」は数量を読み取れないという理由で、そのまま金額を出さず担当者が確認する扱いになっています（見積書の内容変更の依頼も、同じように担当者が確認する扱いです）。
これは実際のデータではなく、表示用のサンプルデータによるものです。会社名・人名・数字はすべてサンプルで、実在の会社・取引とは関係ありません。
なお、できた下書きをそのまま見積書として送付することはありません。下書きを元のメールと照合してから見積書に転記するのは、必ず御社の担当者です。見本には、誰が・いつ・どう確かめたかを1件ごとに記録した例もあります。たとえば「店内のフローリング重ね張りを35㎡でお願いしたいです。」という依頼は、下書きでは35㎡・343,000円ですが、担当者が依頼主から届いた図面を確認し、見積書では33㎡に直して転記しています。また、下書きの中には担当者が「現地で確かめる必要がある」と差し戻したものや、まだ誰も確認していないものも残ります。確認が済むまで、その下書きは見積書にしません。出力は見積もりの下書きであり、自動送付や金額の正確性を保証するものではありません。
本格的な仕組みでなくても、Excelだけである程度は近いことができます。
この方法は、決まった言葉を探しているだけなので、複雑な設定は要りません。ただし、単価表にない品目や、数量の書き方（㎡なのか坪なのかなど）は会社によって違うため、事前に単価表と記入ルールを揃えておく必要があります。
試すページでは、入れたデータは外部に送信されません。
Q.見積書はそのまま送付されるのですか？
A.いいえ。作られるのはあくまで下書きで、元のメールと照合して見積書に転記するのは必ず御社の担当者です。誰が・いつ・どう確かめたかも記録し、まだ確かめていない下書きや直しが要る下書きは見積書にしません。
Q.AIを使っているのですか？
A.このページの見本は、決まったキーワードと文の型で品目・数量を読み取り、単価表の単価で金額を計算するもので、AI（LLM）は使っていません。実際の導入でAIに置き換える場合は、該当箇所をAI呼び出しに差し替える形になります。
Q.自社の単価表や見積もり依頼でも使えますか？
A.単価表をどこで・誰が管理しているか、見積もり依頼がメール・電話・フォームのどれで届くかは会社ごとに違うため、まずは実際の単価表と依頼メールを見せていただいたうえで、どこまで仕組み化できるかをご相談のなかで確認します。
見積書の下書きにかかる時間は、1件あたりは短くても、件数が多い日や現地調査・内容変更の依頼が混ざる日には積み重なります。見本では、11通のうち7件は金額まで自動で計算した下書きができており、現地調査や単価表にない品目など判断が必要な4件だけを担当者が確認する形になっています。
まずは当社が公開している見本で、実際の入力と出力をご確認ください。そのうえで、自社の見積もり依頼でどこまで同じことができそうか、無理のない範囲でご相談いただけます。
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