問い合わせメールの返信は、1通あたり5〜10分ほどかかることが多い作業です。クレームなど内容の確認が要るものは、さらに時間がかかります（これは一般的な目安であり、実測値ではありません）。
件数が多い日や、見積もり・納期・在庫確認といった定型の内容が混ざっていると、1件ずつ読んで種類を判断し、文面を考えるだけで時間を取られます。
このページでは、問い合わせ返信の手作業がなぜ時間を取るのかを整理したうえで、同じ作業を仕組みで処理した場合に何がどう変わるのかを、当社が公開しているサンプルデータでそのままお見せします。
問い合わせ返信に時間がかかる理由は、作業が1段階ではなく3段階あるからです。
1件ごとの時間は短くても、件数が多い日や、クレーム・返品のように事実確認とお詫びの言葉選びが必要なメールが混ざると、思った以上に時間がかかります。
たとえば、2週間ほど（9/2〜9/14）のあいだに17件の問い合わせが届いたとします。手作業では、この17件を1件ずつ開いて読み、種類を判断してから返信文を考える流れになります。
No.1 件名：消耗品のお見積もりについて 「来月分の消耗品（コピー用紙・清掃用品一式）について、まとまった数量でお見積りをいただきたくご連絡しました。」 No.12 件名：納品物の破損について 「本日届いた備品の一部（棚ユニット2点）の梱包が破損しており、中身にも傷がついていました。至急ご対応をお願いいたします。」
※ サンプルの「問い合わせ一覧」より抜粋。
このように、個別の内容は読めば分かりますが、「どれが先に返信でき、どれは担当者の判断が要るか」をメールを開くたびに考えるのは、件数が多いほど負担になります。
当社の見本ページでは、この同じ17件の問い合わせ（サンプルデータ）を仕組みで処理し、「種類ごとに下書きしてよいか」を自動で判定した結果を公開しています。実際の件数は次のとおりです。
17件 問い合わせの合計 12件 下書きを自動作成 5件 担当者が確認
※ 決まったキーワードと文の型で、下書きしてよいかを自動判定。サンプルの集計です。
見積もり・納期・在庫確認・よくある質問・資料送付・日程調整・請求書の再発行・領収書の発行・営業メールへの返信は、文面の下書きまで自動でできています。一方、クレーム・返品や、請求内容の確認が要るもの、種類が判定できなかったものの5件は、下書きを作らず「担当者が確認」に回る仕組みです。たとえば納品物の破損についての問い合わせは、事実確認とお詫びの言葉選びが必要なため、下書きは作らず担当者が確認する扱いになっています。これは実際のデータではなく、表示用のサンプルデータによるものです。会社名・人名・数字はすべてサンプルで、実在の会社・取引とは関係ありません。
なお、できた下書きをそのまま送信することはありません。内容の確認・送信は、必ず御社の担当者が行う前提の仕組みです。
本格的な仕組みでなくても、Excelだけである程度は近いことができます。
この方法は、文面のひな形を用意しておくだけなので、複雑な設定は要りません。ただし、どの種類を自動の対象にして、どこから担当者の判断に回すかの線引きは、事前に決めておく必要があります。
試すページでは、入れた文章は外部に送信されません。
Q.下書きはそのまま送信されるのですか？
A.いいえ。作られるのはあくまで下書きで、内容の確認・送信は必ず御社の担当者が行います。
Q.AIを使っているのですか？
A.このページの見本は、決まったキーワードと決まった文の型を組み合わせたもので、AI（LLM）は使っていません。外部のAPIも使っていません。実際の導入でAIに置き換える場合は、種類の判定と下書きの文章作成の部分をAI呼び出しに差し替える形になります。
Q.自社の問い合わせでも使えますか？
A.問い合わせの内容や窓口の数は会社ごとに違うため、まずは実際の問い合わせメールを見せていただいたうえで、どこまで仕組み化できるかをご相談のなかで確認します。
問い合わせ返信にかかる時間は、1通あたりは短くても、件数が多い日やクレームが混ざる日には積み重なります。見本では、17件のうち12件は下書きまで自動で作り、クレームなど判断が必要な5件は下書きを作らず担当者に回しています。どの下書きも送信はせず、確認・送信は御社の担当者が行います。
まずは当社が公開している見本で、実際の入力と出力をご確認ください。そのうえで、自社の問い合わせでどこまで同じことができそうか、無理のない範囲でご相談いただけます。
まずは相談するご相談とAI導入レポートは無料です。